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今日は「メールについてお願い」です。

いつも専務ブログをご覧いただきありがとうございます。

実は最近いただくメールのことで気になることがありましたが
今日はそれがお客様を怒らせる要因になってしまったので
ここでお願いとして残しておきます。

午前中にお電話いただいたお客様より「レスポンスが悪い・対応が遅すぎる」
というお叱りを受けました。

お送りいただいたメールにまったく返信が無い、ということで
おそらく我慢に我慢を重ねた上でのお電話だったと感じます。

************
わたくしごとですが、メールについてお話ししますと
仕事のアカウント6個と
プライベートなアカウント1個の合計7個を管理しています。

それ以外にもsmsやLINE、facebook instagramのメッセージ機能を使って
仕事の連絡が入ります。

仕事メールは仕事商品カテゴリ毎にアカウントを分けており
なるべく被らないよう分類します。

ただしそれらをパソコンなどのメーラーに任せると
いつメールが来たのか、レスポンスが落ちるため
一度、手持ちのスマホで全てのアカウント常時見ながら
返信の優先を付けて、理想は1時間以内の返信を心がけます。

the ball is in your court.(ボールはあなたのコートにありますよ)

この言葉が好きで、ようするに自分のところに溜めておく案件を無くすことで
忘れることを極力ゼロにしたいといつも思っています。
************

どうしてメールに気がつかなかったのか。
お叱りを受けながら頭の中には???が並び、電話が終わった後に調べました。

スマホには形跡がない。
次にpcのメーラーと、gmail(gmailを間に入れることでバックアップと迷惑メールフィルターになる)
にもアクセスしたけど、迷惑メールフォルダにも形跡がない。

そこで普段はアクセスしない、大元にあるメールサーバーにアクセスしたところ
約12,000件のspamメールから、お客様のメールが4通出て来ました。

99.9%がロシア中国系のメールで、稀に日本語メールが混在するこのフォルダに
なぜお客様のメールがspamとして判定されたのか????

理由が知りたくサーバー会社に聞いてみると

1)メールの件名が無い。 (No subject)
2)宛名が無い。 (宛名:ウチの会社名などですね)
3)署名が無い。 (末尾に名字などあれば十分)

1〜3の条件が重なるとspam判定されやすくなるそうです。

そのことを電話で説明しましたが、そこまで気が回らなかった私の落ち度も事実です。

で、最近いただくメールに多いのがこれ。「宛名と署名」が無いんです。

件名があればまだ良いのですが、本文のみが書いてあり
メールアドレスから誰かを後で検索することになるメールが増えてる。

これ、LINEとかショートメールの書き方に似てるんですね。

LINEならいちいち誰宛で誰からと書かなくても本文だけでokです。もちろん。

ただ、メールの場合は、スマホなどで連絡先が登録されてれば別ですが
そうでない相手とのメールでは、誰かが特定できない可能性があります。

★このブログ読んでいただいてる方に、以下お願いです。

・メールの件名はできるだけ付けてくださると助かります。(元メールへの返信なら自動につきます。)
・最後に名字だけでも良いので署名を残していただけると助かります。(多いのは、iphoneより送信 というデフォルトの署名)

おそらく、たったこれだけでもメールがスムーズに済みますし
お互いに読み落としなどが無くなり、結果、時間が短縮できて幸せになれます。

よく「メールの返信が早いですね」と言って頂けることが多く
レスポンスで怒られたことが初めてで、今日は一瞬ヘコみましたが
これはこれとして良い経験と今後の対策につなげていきます。

一応オーダードレッサーのカテゴリに分類したので
最後に写真だけ残しておきます。

ロワールオーダードレッサー

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